Weten wat je hebt, en weten wat je daarmee kunt. Voor collega’s en voor iedereen. De inventarisatie is zelf daarom ook een belangrijk bestand om te publiceren.
Een inventarisatie om intern en extern delen te versterken
De Provincie Fryslân beschikt over veel data. Deels wordt dat al als open data gedeeld, en deels wordt dat al intern hergebruikt. Maar veel blijft waarschijnlijk onbekend en onderbenut. Daarom voeren we een inventarisatie uit van de datahuishouding bij de Provincie. De resultaten worden gebruikt om het interne databewustzijn te vergroten en data voor collega’s te ontsluiten via het beleids-informatieplein. Tevens zijn de resultaten bedoeld om meer open data te kunnen delen. Dat is, zoals in het coalitieakkoord genoemd, een belangrijk ingrediënt om betrokkenheid van burgers en bedrijven (right to challenge) beter mogelijk te maken.
Effectief inventariseren, en beantwoorden wat kan en mag
We kijken naar wat enerzijds duidelijk zichtbaar en beschreven is, zoals de IT Architectuur, gegevensmagazijnen, en de in gebruik zijnde applicaties. Anderzijds nemen we ook mee wat in gesprekken bij alle organisatie-onderdelen verder als belangrijk voor het eigen werk wordt genoemd. Daarnaast is het resultaat van onze eerdere inventarisaties bij provincies (zoals Noord-Holland, pdf rapport, en Utrecht t.a.v. mobiliteit) een zeer bruikbaar uitgangspunt, want er is veel overlap te verwachten gezien het gelijksoortige takenpakket van provincies. Dit resulteert in een grote lijst met mogelijk of zeker aanwezige datasets.
Alle datasets worden vervolgens op technische, organisatorische en juridische aspecten beschreven. Welke bevatten persoonsgegevens? Welke zijn bij wet openbaar? Welke worden al gepubliceerd? Welke mogen wel met collega’s maar niet met derden worden gedeeld? Dat maakt het mogelijk om ook een prioritering in de lijst aan te brengen, op basis van wat eenvoudig te realiseren is, wat nodig en gewenst is, of waar additionele maatregelen nodig zijn. De te rapporteren resultaten worden zo vormgegeven dat het mogelijk wordt om het beheer van de inventarisatie binnen de door de Provincie Fryslân gehanteerde Enterprise Architecture catalogus vorm te geven.
Intern delen als extra aandachtspunt
Onze focus ligt normaal op het algemeen beschikbaar maken van gegevens als open data. Daarbij besteden we altijd al veel aandacht aan het databewustzijn binnen organisaties, met open data als beleidsinstrument. Met de aandacht die nodig is t.a.v. privacy, dataveiligheid, en bijvoorbeeld rechten van derden, gaat het in toenemende mate bij databewustzijn echter ook over wat er intern eigenlijk wel en niet kan of mag. In deze inventarisatie nemen we dat nu ook expliciet mee. De instrumenten die we al opstelden over de omgang met (Artikel 9 van) de WBP, aansprakelijkheidsrisico’s (PDF Forum Standaardisatie) en omgang met de WOB, komen daarbij zeer van pas.
—
Uitgevoerd in 2016 door Ton Zijlstra
in opdracht van de Provincie Fryslân
(Afbeelding Fries wapen (klein), Wikipedia, publiek domein)